Leistung
Digitale Buchhaltung mit DATEV Unternehmen Online
Schluss mit Papierstapeln und Monatsordnern: MVK Südwestfalen richtet DATEV Unternehmen Online für Ihr Unternehmen ein. Sie buchen digital, wir prüfen und verarbeiten direkt.
MVK Südwestfalen richtet die digitale Buchführung mit DATEV Unternehmen Online für Unternehmen in Lüdenscheid und im Märkischen Kreis ein. Belege gelangen per App oder Scan ins System, die Kanzlei bucht auf demselben Datenbestand. Der Ablauf erfüllt die Anforderungen der GoBD an eine ordnungsmäßige, nachvollziehbare und unveränderbare Buchführung.
Leistungen im Überblick
Papierlose Belegverarbeitung
Belege per App fotografieren oder scannen und hochladen. Die Belegerkennung liest die Daten aus, das Sortieren von Papierordnern entfällt.
Auswertungen ohne Wartezeit
BWA, Summen- und Saldenliste sowie der Stand der offenen Posten sind abrufbar, sobald die Buchhaltung des Monats verarbeitet ist.
GoBD-konforme Archivierung
Belege werden unveränderbar und revisionssicher abgelegt. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege sind damit abgedeckt.
Direkter Datenaustausch
Ihr Team und die Kanzlei arbeiten auf demselben Datenbestand. Es gibt keine Übergabe per Post und keine widersprüchlichen Dateiversionen.
E-Rechnung im Griff
Empfang und Verarbeitung strukturierter Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD sind abgedeckt, ebenso die Ausgangsrechnung im E-Rechnungsformat.
Zahlungsverkehr und offene Posten
Bankdaten werden eingelesen, Zahlungen zugeordnet und offene Forderungen sichtbar gemacht, statt sie erst beim Abschluss zu bemerken.
Kassenführung und TSE
Bei Bargeschäften prüfen wir die Anbindung des Kassensystems, die technische Sicherheitseinrichtung und die Übernahme der Kassendaten in die Buchführung.
Verfahrensdokumentation
Wir unterstützen bei der Dokumentation Ihrer digitalen Abläufe, die die GoBD für den ersetzenden Scan von Papierbelegen verlangen.
GoBD, E-Rechnung und Kasse: worauf es rechtlich ankommt
Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, geben den Rahmen für jede digitale Buchführung vor. Verlangt werden unter anderem eine zeitnahe Erfassung der Geschäftsvorfälle, die Unveränderbarkeit einmal erfasster Daten samt nachvollziehbarer Änderungshistorie sowie die Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist. Wer Papierbelege scannt und danach vernichtet, braucht zusätzlich eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege erfasst, geprüft, freigegeben und archiviert werden.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für inländische Unternehmen im Geschäftsverkehr untereinander die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und aufbewahren zu können. Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF, sondern ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Für die Ausstellung greifen gestaffelte Übergangsregelungen. Wir prüfen, ob Ihr Empfangsweg und Ihre Archivierung dem genügen, und richten die Verarbeitung im System ein.
Bei Bargeschäften kommt die Kassenführung hinzu. Elektronische Kassensysteme brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, jeder Vorgang muss einzeln aufgezeichnet und unveränderbar gespeichert werden, und die Kassendaten müssen in einem für die Finanzverwaltung auswertbaren Format vorliegen. Wir sehen uns die Anbindung Ihres Kassensystems an die Buchführung an und weisen auf Lücken hin, bevor eine Kassen-Nachschau darauf stößt.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab?
Von der ersten Anfrage bis zum laufenden Betrieb sind es vier Schritte. Der Einstieg ist unterjährig möglich, zum Beginn eines Wirtschaftsjahres aber am einfachsten.
- 1
Erstgespräch und Ist-Aufnahme
Wir sehen uns an, wie Belege heute entstehen und abgelegt werden, welche Software im Einsatz ist, ob Bargeschäfte vorkommen und wie Ein- und Ausgangsrechnungen laufen. Daraus ergibt sich, welche Teile der Buchführung sinnvoll digital abgebildet werden.
- 2
Einrichtung der Zugänge
Anlage des Mandanten in DATEV Unternehmen Online, Vergabe der Benutzerrechte, Einrichtung der Belegtypen und Anbindung der Bankkonten. Sie erhalten Zugangsdaten und, falls gewünscht, die App für den Belegupload.
- 3
Einweisung und Testmonat
Wir zeigen Ihnen und den beteiligten Mitarbeitern den Belegupload, die Freigabe und die Auswertungen. Der erste Monat läuft begleitet, damit sich Abläufe und Zuständigkeiten einspielen.
- 4
Laufender Betrieb
Sie laden Belege fortlaufend hoch, wir buchen, erstellen die Umsatzsteuervoranmeldung und stellen die Auswertungen bereit. Rückfragen zu einzelnen Belegen klären wir direkt im System, ohne Suche in Papierordnern.
Welche Unterlagen werden benötigt?
Für die Einrichtung brauchen wir die folgenden Angaben. Bei einem Wechsel der Kanzlei fordern wir fehlende Buchhaltungsdaten beim bisherigen Berater an.
- Stammdaten des Unternehmens: Rechtsform, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Angaben zum bisherigen Buchhaltungssystem und, falls vorhanden, ein Datenexport
- Kontenrahmen und Summen- und Saldenliste des laufenden Wirtschaftsjahres
- Zugangsdaten oder Freigabe für den Abruf der Bankumsätze
- Übersicht der Belegarten: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Verträge
- Bei Bargeschäften: Angaben zum Kassensystem und zur technischen Sicherheitseinrichtung
- Liste der Personen, die im System arbeiten sollen, mit gewünschten Rechten
Wie wird abgerechnet?
Die Vergütung richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Für die Buchführung bemisst sie sich nach dem Jahresumsatz beziehungsweise dem Betrag der Aufwendungen als Gegenstandswert und dem tatsächlichen Aufwand. Für laufend wiederkehrende Tätigkeiten sind Pauschalvereinbarungen üblich und werden schriftlich festgehalten.
Der Zugang zu DATEV Unternehmen Online läuft über die Kanzlei, eine eigene Lizenz ist nicht erforderlich. Wie sich Einrichtung und laufender Betrieb in Ihrem Fall zusammensetzen, besprechen wir vor Beauftragung. Die Kosten sind Betriebsausgaben.
Häufige Fragen zur digitalen Buchhaltung
Was kostet DATEV Unternehmen Online für mein Unternehmen?
Der Zugang wird über die Kanzlei bereitgestellt, eine eigene DATEV-Lizenz brauchen Sie nicht. Die Vergütung der Buchführung richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), für den laufenden Betrieb sind Pauschalvereinbarungen üblich. Eine Gesamtkalkulation für Buchführung und Systemnutzung erhalten Sie im Erstgespräch.
Wie lange dauert die Umstellung auf digitale Buchhaltung?
Die technische Einrichtung ist meist innerhalb weniger Werktage erledigt. Länger dauert die Umstellung der Abläufe im Betrieb, weil Belege künftig an anderer Stelle erfasst und freigegeben werden. Wir begleiten den ersten Abrechnungsmonat und weisen die beteiligten Mitarbeiter ein.
Funktioniert DATEV auch mit meiner bestehenden Buchhaltungssoftware?
DATEV Unternehmen Online tritt auf Mandantenseite in der Regel an die Stelle der bisherigen Lösung. Aus gängigen Systemen lassen sich Stammdaten und Buchungsdaten übernehmen. Am einfachsten ist der Wechsel zum Beginn eines Wirtschaftsjahres, weil die Vorjahreswerte dann nicht unterjährig überführt werden müssen.
Ist digitale Buchhaltung auch für kleine Betriebe sinnvoll?
Auch bei geringem Belegaufkommen entfallen Sortieren, Kopieren und der Transport der Ordner zur Kanzlei. Ob sich die Umstellung für Ihren Betrieb lohnt, hängt vom Belegaufkommen, den bisherigen Abläufen und davon ab, wer im Unternehmen die Belege erfasst. Das klären wir vorab im Gespräch.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im Geschäftsverkehr untereinander E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsregelungen, bis die Ausstellungspflicht greift. Praktisch heißt das: ein empfangsfähiger Kanal, etwa ein E-Mail-Postfach, und eine Verarbeitung, die das strukturierte Format unverändert archiviert.
Was verlangen die GoBD von digital erfassten Belegen?
Belege müssen zeitnah erfasst, unveränderbar gespeichert und über die Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Wer Papierbelege einscannt und anschließend vernichtet, braucht dafür eine Verfahrensdokumentation, die den Ablauf des ersetzenden Scannens beschreibt. Bei deren Erstellung unterstützen wir.
Hinweis: Inhalte dienen der allgemeinen Information und stellen keine verbindliche Steuerberatung dar.
Passende Steuerthemen im Ratgeber
DATEV einrichten lassen
Kostenlos und unverbindlich anfragen.
Jetzt anfragen Kostenloses Strategie-Gespräch