Papierordner, Pendelmappe, Scanstapel — für viele Unternehmer ist das noch immer der Weg, wie Belege zum Steuerberater gelangen. DATEV Unternehmen Online bietet eine Alternative, die Zeit spart, GoBD-konform ist und die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei spürbar vereinfacht. Dieser Artikel erklärt, was hinter der Plattform steckt und wie Sie als Mandant der mvk in 30 Minuten eingerichtet sind.
Was ist DATEV Unternehmen Online?
DATEV Unternehmen Online (kurz: DATEV UO) ist eine cloudbasierte Plattform der DATEV eG, der genossenschaftlichen IT-Organisation der deutschen Steuerberaterkanzleien. Sie verbindet Mandant und Kanzlei in einem gemeinsamen digitalen Arbeitsbereich: Belege werden hochgeladen, Dokumente ausgetauscht, Auswertungen abgerufen — alles in einem System, das direkt mit der Buchführungssoftware der Kanzlei verknüpft ist.
Konkret können Mandanten darüber:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen digital hochladen
- Kassenbons, Quittungen und sonstige Belege per App fotografieren und übermitteln
- Bankbewegungen über eine HBCI-Schnittstelle direkt einlesen lassen
- Monatliche BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) abrufen
- Jahresabschlüsse und Steuererklärungen digital freigeben
- Digitalen Posteingang der Kanzlei nutzen
Für die Kanzlei bedeutet das: weniger manuelle Nachbearbeitung, weniger Rückfragen zu unleserlichen Belegen, schnellere Buchungszyklen. Für Sie als Mandant: weniger Verwaltungsaufwand, mehr Überblick über aktuelle Zahlen.
Einrichtung in 4 Schritten
DATEV SmartLogin einrichten
Für den Zugang zu DATEV Unternehmen Online benötigen Sie eine starke Zwei-Faktor-Authentifizierung. DATEV SmartLogin ist die App-basierte Lösung: Sie installieren die kostenlose SmartLogin-App auf Ihrem Smartphone und aktivieren sie mit einem Aktivierungsbrief, den wir Ihnen zusenden. Dauer: ca. 5–10 Minuten.
Mandantenportal freischalten
Wir schalten auf unserer Seite Ihren Mandantenzugang frei und senden Ihnen den Einladungslink. Mit SmartLogin melden Sie sich erstmals an und gelangen in Ihren persönlichen Bereich in DATEV Unternehmen Online. Sie sehen sofort alle freigegebenen Dokumente — bestehende Jahresabschlüsse sind bereits hinterlegt.
Belegupload-App installieren
Die „DATEV Belegupload“-App (iOS und Android) ist der schnellste Weg für unterwegs: Beleg fotografieren, kurz kategorisieren (z. B. „Eingangsrechnung“, „Bewirtungsbeleg“), absenden. Der Beleg landet direkt in der Kanzlei. Alternativ: Upload über die Browser-Oberfläche am PC, ideal für größere Belegmengen oder PDF-Rechnungen.
Bankverbindung verknüpfen (optional, empfohlen)
Über eine HBCI-/FinTS-Schnittstelle können Ihre Kontobewegungen automatisch eingelesen werden. Das spart einen Großteil der manuellen Zuordnung. Die meisten Geldinstitute im Märkischen Kreis — Sparkasse, Volksbank, Deutsche Bank — sind kompatibel. Die Einrichtung erfolgt einmalig im Kanzleisystem; Sie geben die Zugangsdaten einmalig frei.
Kosten
Die Lizenz für DATEV Unternehmen Online wird über die Kanzlei abgerechnet — nicht direkt durch DATEV an Sie. Die monatlichen Kosten liegen je nach Leistungspaket im niedrigen zweistelligen Bereich und werden üblicherweise im Honorarrahmen mit abgebildet. Es gibt keine versteckten Einrichtungsgebühren.
Sprechen Sie uns an — wir erläutern Ihnen transparent, was in Ihrem Mandatsvertrag bereits enthalten ist und was ein Upgrade auf digitale Belegverarbeitung kostet.
GoBD-Konformität und E-Rechnung 2025
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) verlangen, dass digitale Belege unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden. DATEV Unternehmen Online erfüllt diese Anforderungen: Belege werden mit Zeitstempel und Prüfsumme gespeichert, eine nachträgliche Veränderung ist nicht möglich. Das ist relevant, wenn das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung auf die digitale Buchführung zugreift.
Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen (Details im separaten Ratgeber-Artikel). DATEV Unternehmen Online ist auf den Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) vorbereitet: Eingehende E-Rechnungen werden automatisch erkannt, ausgelesen und in den Buchungsworkflow übergeben — ohne dass Sie manuell etwas extrahieren müssen.