Das Wachstumschancengesetz hat die Weichen gestellt: Deutschland führt eine verpflichtende elektronische Rechnung für inländische B2B-Umsätze ein. Das betrifft alle umsatzsteuerlich registrierten Unternehmer, die Leistungen an andere inländische Unternehmer erbringen, unabhängig von Unternehmensgröße und Branche. Dieser Beitrag erklärt den gesetzlichen Hintergrund, den Zeitplan und was Sie konkret vorzubereiten haben.
Worauf beruht die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht zur E-Rechnung ergibt sich aus § 14 UStG in der durch das Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024) geänderten Fassung. Das Gesetz definiert neu, was eine zulässige Rechnung im B2B-Bereich ist: Ab dem jeweiligen Stichtag gilt nur noch eine strukturierte elektronische Rechnung in einem maschinell lesbaren Format als ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Betroffen sind alle inländischen B2B-Umsätze.
Hintergrund ist das EU-weite Vorhaben „VAT in the Digital Age“ (ViDA): Die EU-Kommission treibt die Digitalisierung der Mehrwertsteuermeldungen voran. Deutschland setzt die Pflicht zur E-Rechnung als Vorstufe eines späteren transaktionsbezogenen Meldesystems um.
Entscheidend: Der Begriff „E-Rechnung“ bedeutet im neuen Recht ausdrücklich nicht eine PDF-Datei per E-Mail. Ein PDF gilt künftig als „sonstige Rechnung“ und ist im B2B-Bereich nur noch übergangsweise zulässig.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für wen?
Empfangen können muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025, ohne Ausnahme und unabhängig von der Größe. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 € (2025) ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin bleiben Papier und PDF mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
| Ab Datum | Pflicht | Gilt für |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Empfang von E-Rechnungen | Alle inländischen B2B-Unternehmer (keine Ausnahme) |
| 01.01.2025 | Ausstellung: PDF/Papier noch zulässig mit Zustimmung des Empfängers | Übergangsregel für alle Unternehmen |
| 01.01.2027 | Ausstellung als E-Rechnung verpflichtend | Unternehmen mit Jahresumsatz > 800.000 € (2025) |
| 01.01.2028 | Ausstellung als E-Rechnung verpflichtend | Alle übrigen inländischen B2B-Unternehmer |
Achtung: Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen ohne Ausnahme. Das bedeutet: Wenn ein Lieferant Ihnen eine strukturierte E-Rechnung schickt, müssen Sie diese entgegennehmen können, unabhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist.
Welche Formate sind als E-Rechnung zulässig?
Zulässig sind alle Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis relevant sind zwei: XRechnung als rein strukturiertes XML-Format und ZUGFeRD ab Version 2.x als Hybridformat aus PDF und eingebetteter XML-Datei. Ein einfaches PDF erfüllt die Anforderungen des § 14 UStG nicht. Im Einzelnen:
- XRechnung: Rein strukturiertes XML-Format. Keine visuelle Darstellung enthalten. Die Daten sind maschinenlesbar, aber nicht direkt für Menschen lesbar. Wird vor allem in der öffentlichen Verwaltung (B2G) genutzt und ist auch für B2B zulässig.
- ZUGFeRD (ab Version 2.x): Hybridformat, das ein menschenlesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Der Empfänger kann das Dokument wie ein normales PDF öffnen und lesen; gleichzeitig können Buchhaltungssysteme die XML-Daten automatisch auslesen. Für die meisten KMU die praktikabelste Lösung.
Ein einfaches PDF gilt, auch wenn es alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält, nach der neuen Definition nicht als E-Rechnung. Es ist ab den jeweiligen Stichtagen nur noch als „sonstige Rechnung“ mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Was Sie jetzt konkret tun müssen
- Empfangssystem prüfen: Können Sie heute bereits eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei empfangen und verarbeiten? Wenn nicht, ist das die dringlichste Aufgabe, denn diese Pflicht gilt bereits seit Januar 2025.
- Buchhaltungssoftware aktualisieren: Gängige Systeme wie DATEV, Lexware, Sage und sevDesk unterstützen ZUGFeRD und XRechnung. Prüfen Sie, ob Ihre Version aktuell ist und E-Rechnungen verarbeiten kann. Falls Sie noch keine Software einsetzen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt.
- Ausgangsrechnungen umstellen: Prüfen Sie, bis wann Ihre Pflicht zur Ausstellung gilt (2027 oder 2028, je nach Umsatz 2025). Stimmen Sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem Steuerberater ab, wann die Umstellung sinnvoll ist. Eine frühzeitige Vorbereitung vermeidet Zeitdruck.
- Steuerberater einbinden: Klären Sie, wie Ihre Kanzlei die E-Rechnungen verarbeitet. Wer DATEV Unternehmen Online nutzt, ist gut aufgestellt: Eingehende E-Rechnungen werden dort automatisch erkannt und in die Buchführung übergeben.
Welche Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen?
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV und Rechnungen an ausländische Unternehmer. Die E-Rechnungspflicht greift nur bei inländischen B2B-Umsätzen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern. Im Einzelnen:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C): hier bleibt das bisherige Recht unverändert
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV): diese dürfen weiterhin als vereinfachte Rechnung ausgestellt werden
- Fahrausweise nach § 34 UStDV
- Rechnungen an ausländische Unternehmer: die Pflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern
DATEV als Lösung für die Praxis
Als DATEV-Partnerkanzlei begleiten wir Sie bei der Umstellung. DATEV Unternehmen Online unterstützt seit 2024 den strukturierten Empfang und Versand von E-Rechnungen. Mandanten, die bereits digital mit uns zusammenarbeiten, haben keinen zusätzlichen Aufwand, die E-Rechnung landet automatisch im richtigen Workflow.
Für Mandanten, die noch mit Papier oder PDF-E-Mail arbeiten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für den Umstieg. Sprechen Sie uns an, wir zeigen Ihnen, wie der Einstieg konkret aussieht.