Das Wachstumschancengesetz hat die Weichen gestellt: Deutschland führt eine verpflichtende elektronische Rechnung für inländische B2B-Umsätze ein. Das betrifft alle umsatzsteuerlich registrierten Unternehmer, die Leistungen an andere inländische Unternehmer erbringen — unabhängig von Unternehmensgröße und Branche. Dieser Beitrag erklärt den gesetzlichen Hintergrund, den Zeitplan und was Sie konkret vorzubereiten haben.
Gesetzliche Grundlage
Die Pflicht zur E-Rechnung ergibt sich aus § 14 UStG in der durch das Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024) geänderten Fassung. Das Gesetz definiert neu, was eine zulässige Rechnung im B2B-Bereich ist: Ab einem bestimmten Stichtag gilt nur noch eine strukturierte elektronische Rechnung in einem maschinell lesbaren Format als ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Hintergrund ist das EU-weite Vorhaben „VAT in the Digital Age“ (ViDA): Die EU-Kommission treibt die Digitalisierung der Mehrwertsteuermeldungen voran. Deutschland setzt die Pflicht zur E-Rechnung als Vorstufe eines späteren transaktionsbezogenen Meldesystems um.
Entscheidend: Der Begriff „E-Rechnung“ bedeutet im neuen Recht ausdrücklich nicht eine PDF-Datei per E-Mail. Ein PDF gilt künftig als „sonstige Rechnung“ und ist im B2B-Bereich nur noch übergangsweise zulässig.
Der Zeitplan im Überblick
| Ab Datum | Pflicht | Gilt für |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Empfang von E-Rechnungen | Alle inländischen B2B-Unternehmer (keine Ausnahme) |
| 01.01.2025 | Ausstellung: PDF/Papier noch zulässig mit Zustimmung des Empfängers | Übergangsregel für alle Unternehmen |
| 01.01.2027 | Ausstellung als E-Rechnung verpflichtend | Unternehmen mit Jahresumsatz > 800.000 € (2025) |
| 01.01.2028 | Ausstellung als E-Rechnung verpflichtend | Alle übrigen inländischen B2B-Unternehmer |
Achtung: Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen ohne Ausnahme. Das bedeutet: Wenn ein Lieferant Ihnen eine strukturierte E-Rechnung schickt, müssen Sie diese entgegennehmen können — unabhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist.
Die Formate: XRechnung und ZUGFeRD
Zulässige Formate für die E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG sind solche, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis relevant sind:
- XRechnung: Rein strukturiertes XML-Format. Keine visuelle Darstellung enthalten — die Daten sind maschinenlesbar, aber nicht direkt für Menschen lesbar. Wird vor allem in der öffentlichen Verwaltung (B2G) genutzt und ist auch für B2B zulässig.
- ZUGFeRD (ab Version 2.x): Hybridformat — kombiniert ein menschenlesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Der Empfänger kann das Dokument wie ein normales PDF öffnen und lesen; gleichzeitig können Buchhaltungssysteme die XML-Daten automatisch auslesen. Für die meisten KMU die praktikabelste Lösung.
Ein einfaches PDF — auch wenn es alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält — gilt nach der neuen Definition nicht als E-Rechnung. Es ist ab den jeweiligen Stichtagen nur noch als „sonstige Rechnung“ mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Was Sie jetzt konkret tun müssen
- Empfangssystem prüfen: Können Sie heute bereits eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei empfangen und verarbeiten? Wenn nicht, ist das die dringlichste Aufgabe — denn diese Pflicht gilt bereits seit Januar 2025.
- Buchhaltungssoftware aktualisieren: Gängige Systeme wie DATEV, Lexware, Sage und sevDesk unterstützen ZUGFeRD und XRechnung. Prüfen Sie, ob Ihre Version aktuell ist und E-Rechnungen verarbeiten kann. Falls Sie noch keine Software einsetzen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt.
- Ausgangsrechnungen umstellen: Prüfen Sie, bis wann Ihre Pflicht zur Ausstellung gilt (2027 oder 2028, je nach Umsatz 2025). Stimmen Sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem Steuerberater ab, wann die Umstellung sinnvoll ist — eine frühzeitige Vorbereitung vermeidet Zeitdruck.
- Steuerberater einbinden: Klären Sie, wie Ihre Kanzlei die E-Rechnungen verarbeitet. Wer DATEV Unternehmen Online nutzt, ist gut aufgestellt: Eingehende E-Rechnungen werden dort automatisch erkannt und in die Buchführung übergeben.
Ausnahmen
Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht. Ausnahmen gelten für:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) — hier bleibt das bisherige Recht unverändert
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) — diese dürfen weiterhin als vereinfachte Rechnung ausgestellt werden
- Fahrausweise nach § 34 UStDV
- Rechnungen an ausländische Unternehmer — die Pflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern
DATEV als Lösung für die Praxis
Als DATEV-Partnerkanzlei begleiten wir Sie bei der Umstellung. DATEV Unternehmen Online unterstützt seit 2024 den strukturierten Empfang und Versand von E-Rechnungen. Mandanten, die bereits digital mit uns zusammenarbeiten, haben keinen zusätzlichen Aufwand — die E-Rechnung landet automatisch im richtigen Workflow.
Für Mandanten, die noch mit Papier oder PDF-E-Mail arbeiten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für den Umstieg. Sprechen Sie uns an — wir zeigen Ihnen, wie der Einstieg konkret aussieht.